Lập kế hoạch cho một sự kiện có thể là một quá trình căng thẳng và thường có thể khiến người Tổ Chức Sự Kiện cảm thấy choáng ngợp. Dưới đây là 10 lời khuyên hàng đầu để quản lý sự kiện thành công của công ty tổ chức sự kiện META Event sẽ giúp bạn nắm vững nghệ thuật lập kế hoạch cho một sự kiện đáng nhớ và hiệu quả.
10 Lời Khuyên Hàng Đầu Để Quản Lý Sự Kiện Thành Công
1. BẮT ĐẦU SỚM
Bắt đầu lập kế hoạch ngay khi bạn có thể. Nếu sự kiện của bạn là một sự kiện lớn, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch thực tế trước bốn đến sáu tháng. Các sự kiện nhỏ hơn cần ít nhất một tháng để lên kế hoạch. Để quá trình sự kiện diễn ra suôn sẻ, hãy cố gắng đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng với nhà cung cấp đều được hoàn thành vài tuần trước khi sự kiện diễn ra.
2. LUÔN LINH HOẠT
Trong quá trình lên Kế Hoạch Cho Sự Kiện, mọi thứ sẽ rất có thể dễ dàng thay đổi. Cho dù đó là thời gian, địa điểm hay thậm chí là loại sự kiện bạn đang tổ chức, bạn cần đảm bảo rằng mình có thể linh hoạt và đáp ứng các nhu cầu luôn thay đổi.
3 . THƯƠNG LƯỢNG
Bất chấp những gì nhiều nhà cung cấp sẽ nói với bạn, mọi thứ đều có thể thương lượng được. Hãy nhớ rằng với mỗi sự kiện sẽ có những chi phí không lường trước được, vì vậy hãy cố gắng thương lượng mức giá thấp nhất có thể. Xác định ngân sách của bạn trước khi gặp nhà cung cấp và đề nghị trả thấp hơn con số này 5-10%. Nhà cung cấp của bạn có thể gây chiến với bạn, nhưng cuối cùng họ vẫn muốn giành được công việc sự kiện đến từ bạn.
4. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
Chia các yếu tố khác nhau của sự kiện thành các phần (ví dụ: đăng ký, phục vụ ăn uống, vận chuyển) và chỉ định từng phần một cho mỗi thành viên trong nhóm của bạn. Vì họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về phần riêng của mình nên họ sẽ chú ý nhiều hơn đến những thay đổi trong các chi tiết nhỏ.
5. TẠO TÀI LIỆU CHIA SẺ ONLINE
Đám mây giúp cải thiện công việc cộng đồng với nhóm của bạn giúp cho việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tạo tài liệu trung tâm với thông tin chi tiết về sự kiện để mọi người dễ dàng tham khảo và phát hiện sai sót. Quản lý sự kiện là chìa khóa để thực hiện mọi công việc một cách hiệu quả.
6. CÓ KẾ HOẠCH DỰ PHÒNG
Rất hiếm khi một Sự Kiện được kết thúc mà không có ít nhất một vấn đề, một món đồ có thể không xuất hiện hoặc một người quan trọng có thể đến muộn. Đánh giá những nội dung quan trọng nhất mà sự kiện của bạn sẽ có và tạo kế hoạch dự phòng cho từng nội dung. Nếu một số vấn đề phát sinh trong tương lai, hãy phân loại chúng và quyết định xem có thể tìm ra giải pháp thay thế hay không hoặc có nên loại bỏ hoàn toàn khỏi sự kiện hay không.
7. BAO QUÁT SỰ KIỆN & REHEARSAL
Khoảng hai tuần trước sự kiện, hãy xem lại toàn bộ quá trình sự kiện. Tổ chức một cuộc họp với nhóm của bạn và xem xét mọi thứ trong đầu, từ thiết lập ban đầu đến quá trình tiếp theo. Thông thường, các vấn đề phức tạp sẽ được nêu rõ tại các cuộc họp này và bạn sẽ có thời gian để khắc phục chúng. Một vài ngày trước khi sự kiện tổ chức, hãy cùng tất cả mọi người bắt đầu một buổi Rehearsal trước chương trình sự kiện để đánh giá và kiểm tra các vấn đề phát sinh.
8. CHỤP ẢNH LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN
Những bức ảnh thay ngàn lời nói và đăng những bức ảnh tích cực lên mạng là một cách tuyệt vời để chứng minh sự thành công đối với sự kiện của bạn. Nếu bạn có đủ ngân sách để thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp, họ sẽ hiểu rõ hơn về các loại ảnh được yêu cầu và sẽ tiếp cận bạn để biết thông tin cụ thể. Yêu cầu chụp một số ảnh để đảm bảo bạn bao quát được tất cả các cơ sở như ảnh chụp toàn bộ căn phòng, ảnh về thương hiệu sự kiện và nhiều ảnh về những người tham dự sự kiện đang tận hưởng.
9. TRỰC TUYẾN
Tổ chức sự kiện là cách hoàn hảo để nâng cao sự hiện diện trên mạng xã hội của bạn. Tạo thẻ bắt đầu bằng # tùy chỉnh cho sự kiện của bạn trên các nền tảng xã hội như là TikTok, Twitter và khuyến khích những người theo dõi bạn trên các nền tảng mạng xã hội về sự kiện đó. Tương tự, tạo một sự kiện trên Facebook và khuyến khích những người theo dõi bạn gắn thẻ sự kiện đó trong các bài đăng có liên quan. Tải ảnh của bạn lên sau khi sự kiện kết thúc và tích cực khuyến khích các người dùng gắn thẻ chính họ.
10. THEO DÕI NGAY LẬP TỨC.
Sau khi sự kiện kết thúc, nhiều nhà tổ chức sự kiện rơi vào một cạm bẫy chung – nghỉ ngơi. Mặc dù công tác hậu cần có thể được thực hiện nhưng điều quan trọng là phải chủ động theo dõi những người tham dự, qua email hoặc trên mạng xã hội, để chứng minh sự thành công của sự kiện.
META Event & Travel luôn chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm, trãi nghiệm trong việc Quản lý sự kiện, tổ chức sự kiện để cung cấp kiến thức và hiểu biết sâu sắc về Quản lý sự kiện cũng như là cách thức tổ chức một sự kiện cho những người làm việc trong các lĩnh vực liên quan đến sự kiện.
