12 kỹ năng lập kế hoạch sự kiện bạn cần để thành công

Sự kiện lớn như tiệc cưới hoành tráng hay buổi ra sản phẩm mắt đã tạo nên cuộc sống của những người tổ chức sự kiện có phần phong cách hơn. Tuy nhiên, hãy nhìn vào thực tế rằng tổ chức sự kiện không đơn giản chỉ là tham gia vào những bữa tiệc sang trọng nữa. Lập kế hoạch sự kiện là một trong những công việc căng thẳng nhất trên thế giới và yêu cầu những kỹ năng chuyên môn. Đây là một nghề nghiệp đáng mơ ước dành cho những người hiếm hoi có tính tổ chức cao và làm việc chăm chỉ.

Nếu bạn tin rằng mình sinh ra để trở thành một người tổ chức sự kiện, hãy xem bạn có bao nhiêu trong số 12 kỹ năng lập kế hoạch sự kiện mà công ty tổ chức sự kiện META Event & Travel chúng tôi đưa ra.

12 KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN

Kỹ Năng Tổ Chức:

Người tổ chức sự kiện phải có kỹ năng tổ chức tuyệt vời. Một số người có thể làm việc trong tình trạng hỗn loạn, nhưng với tư cách là người lập kế hoạch, điều quan trọng là phải dựa vào quy trình và phương pháp nếu bạn là thành viên của nhóm. Điều này có nghĩa là luôn cập nhật thông tin cho nhóm của bạn, tuân thủ các mốc thời gian, ngân sách và cuộc hẹn cũng như sắp xếp các tài liệu và thông tin quan trọng. Suy cho cùng, một sự kiện được thực hiện tốt không xảy ra một cách tình cờ. Nó đòi hỏi kỹ năng tổ chức sắc bén và chú ý đến từng chi tiết – ngay từ khi lập kế hoạch đến lúc phân tích sau sự kiện. Đây là kỹ năng cần thiết để bạn bước vào một công ty tổ chức sự kiện

Giao Tiếp:

Một phẩm chất khác cần phải có của người tổ chức sự kiện là khả năng tương tác và xây dựng mối quan hệ trong thời gian ngắn. Người tổ chức sự kiện có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời và không ngại nói chuyện với giám đốc điều hành, người tham dự sự kiện, nhà tài trợ, nhà tài trợ thương hiệu và tất nhiên là cả nhà cung cấp. Kỹ năng giao tiếp cá nhân tốt là điều bắt buộc để đảm bảo mọi người tham gia vào sự kiện hiểu được vai trò của họ và mọi thứ diễn ra mà không gặp trục trặc. Bạn cũng cần sở hữu kỹ năng viết tốt để truyền tải thông tin một cách chính xác với sự tự tin, tôn trọng và rõ ràng. Người tổ chức sự kiện là những người biết lắng nghe, điều này giúp họ hiểu được nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Hiểu Biết Về Mạng:

Những người tổ chức sự kiện là những người có hiểu biết về mạng lưới. Kết nối mạng là một kỹ năng lập kế hoạch sự kiện thiết yếu vì ngành tổ chức sự kiện dựa trên các mối quan hệ và phụ thuộc nhiều vào con người. Nó đòi hỏi một mạng lưới rộng rãi khắp các nhà cung cấp, bao gồm các nhiếp ảnh gia, ánh sáng và trang trí A/V, DJ, ban nhạc, nhà quay phim, v.v. Đây là mạng lưới những người mà bạn có thể tin tưởng để làm cho sự kiện của mình trở nên đáng nhớ.

Hiểu Biết Cơ Bản Về Sự Kiện:

Nó có thể là điều hiển nhiên, nhưng để trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi, bạn cần hiểu rõ các sự kiện. Hiểu biết về cách thức hoạt động của các sự kiện là một kỹ năng lập kế hoạch sự kiện quan trọng. Với tư cách là người lập kế hoạch, bạn nên biết cách tạo sơ đồ tầng hoặc soạn thảo RFP, cách xem xét hợp đồng và phân tích dữ liệu sự kiện. Bạn cũng nên thành thạo những kiến ​​thức cơ bản về ban nhạc và DJ, A/V, trang trí, v.v. Đó là một công việc nghệ thuật đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về điều gì là thực tế và điều gì không. Những kỹ năng này đòi hỏi phải học tập và thực hành theo thời gian mà có được.

Phương Pháp Tiếp Cận Khách Hàng Là Trên Hết:

Một trong những khía cạnh khó khăn nhất của việc tổ chức sự kiện là làm cho khách hàng hài lòng. Điểm mấu chốt: các bên liên quan của bạn, dù là khách hàng hay quản lý cấp cao, đều muốn điều gì đó và nhiệm vụ của bạn là biến điều đó thành hiện thực. Để làm được điều này một cách duyên dáng, những người tổ chức sự kiện cần phải có sự cống hiến hết mình để phục vụ khách hàng. Ngay cả khi nhiệm vụ gần như không thể thực hiện được, bạn vẫn cần phải lịch sự khi trả lời. Khi bạn lịch sự và thân thiện, điều đó sẽ làm giảm bớt mọi lo lắng mà khách hàng của bạn có thể gặp phải.

Giải Quyết Vấn Đề:

Những người tổ chức sự kiện thành công có thể giải quyết mọi vấn đề với một cái đầu tỉnh táo. Sự tháo vát của họ không chỉ nằm ở giới hạn những tờ giấy ghi chú và những chiếc ghim an toàn. Họ có thể nhanh chóng đưa ra quyết định trong những thử thách không lường trước được – tất cả đều phải giữ bình tĩnh. Kỹ năng lập kế hoạch sự kiện này giúp người tổ chức sự kiện nhanh nhẹn, thích ứng và sáng tạo. Kỹ năng giải quyết vấn đề cũng cần có thời gian và nếu bạn mới bắt đầu, bạn có thể cải thiện phản ứng của mình bằng cách tập trung vào việc lập kế hoạch trước sự kiện để giải quyết mọi khúc mắc. Điều quan trọng nằm ở việc liên tục kiểm tra các lỗ hổng trong kế hoạch của bạn và tạo các kế hoạch dự phòng trong trường hợp mọi thứ trở nên tồi tệ.

Đàm Phán Và Lập Ngân Sách:

Nếu bạn cho rằng mình giỏi mặc cả thì bạn sở hữu một kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng. Điều quan trọng đối với người tổ chức sự kiện là có thể đàm phán hợp đồng với nhà tài trợ hoặc đạt được thỏa thuận tốt nhất có thể khi đặt địa điểm. Đàm phán là một nghệ thuật đòi hỏi sự kết hợp giữa sự chuẩn bị, khéo léo và tự tin. Việc lập ngân sách đòi hỏi phải dự báo và theo dõi chi tiêu trong khi xử lý các hóa đơn, đề xuất và chi phí.

Đa Nhiệm:

Đối với người tổ chức sự kiện , đa nhiệm không phải là một lựa chọn mà là kỹ năng lập kế hoạch sự kiện bắt buộc phải có để tạo ra những sự kiện khó quên. Bạn cần phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ, bao gồm bán vé, quảng cáo sự kiện, mua tài trợ và hậu cần trong ngày. Thêm vào đó, có nhiều sự kiện bạn cần lên kế hoạch đồng thời. Nếu bạn có một nhóm, bạn có thể ủy thác một số công việc, nhưng cuối cùng, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo rằng không có việc gì bị bỏ sót.

Sáng Tạo:

Lập kế hoạch sự kiện không chỉ đơn thuần là lập danh sách việc cần làm. Là người lập kế hoạch sự kiện, bạn cần sử dụng khả năng sáng tạo của mình để biến tầm nhìn thành hiện thực. Dù mọi người có nói gì đi chăng nữa, tính sáng tạo là một kỹ năng có thể học được và có thể hình thành theo thời gian. Đó là một kỹ năng lập kế hoạch sự kiện cần thiết để truyền tải tính xác thực và niềm đam mê vào mỗi sự kiện. Mặc dù các sự kiện của bạn có thể không có nhiều chỗ cho sự đổi mới và sáng tạo, nhưng vẫn luôn có chỗ để làm những điều khác biệt ngay cả khi bạn bị giới hạn bởi các yêu cầu của tổ chức (hoặc khách hàng) của mình. Ví dụ: bạn có thể sáng tạo với chủ đề sự kiện, chọn địa điểm độc đáo hoặc nhờ một diễn giả truyền động lực. Đối với một số ý tưởng sáng tạo, hãy tìm cảm hứng từ blog trực tuyến, kênh truyền thông xã hội hoặc người có ảnh hưởng.

Khả Năng Lãnh Đạo:

Trở thành người lãnh đạo là một kỹ năng lập kế hoạch cần thiết cho bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào. Bạn cần có khả năng làm việc với nhóm của mình để thực hiện các sự kiện hoàn hảo. Đó là tất cả về sự tin tưởng, ủy quyền và hoàn thành công việc. Nếu bạn không phải là nhà lãnh đạo bẩm sinh, kỹ năng này có thể được phát triển theo thời gian. Bạn không cần phải là người hướng ngoại để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi. Tính cách tự nhiên cùng với niềm đam mê tổ chức sự kiện có thể giúp bạn phát triển kỹ năng lãnh đạo.

Đam Mê Lập Kế Hoạch:

Nghe có vẻ sáo rỗng và hiển nhiên như vậy, nhưng sự tồn tại có thể hỗ trợ bạn thành công. Một người tổ chức sự kiện thành công truyền những phẩm chất như niềm đam mê và nhiệt huyết vào công việc hàng ngày của họ. Họ có động lực và sống để cảm thấy tự hào sau khi tổ chức một sự kiện mà khách của họ thực sự yêu thích.

Am Hiểu Công Nghệ Cao:

Cách đây không lâu, công nghệ trong ngành tổ chức sự kiện được coi là một phần thưởng tuyệt vời nhưng không cần thiết. Ngày nay, các giải pháp công nghệ hoạt động như một nhóm mở rộng các nhà tổ chức sự kiện. Mặc dù sự thay đổi lớn trong cách tiếp cận tổ chức sự kiện không yêu cầu người lập kế hoạch phải biết giải pháp từ trong ra ngoài, nhưng điều quan trọng là phải sẵn sàng học cách sử dụng các giải pháp công nghệ và luôn cập nhật các xu hướng hiện tại trong ngành.

Cuối Cùng:

Nếu bạn có hầu hết các kỹ năng lập kế hoạch sự kiện này, rất có thể bạn sẽ làm tốt vai trò người tổ chức sự kiện. Nếu không, bạn vẫn có thể trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công vì hầu hết những điều này có thể được phát triển nhờ sự quyết tâm và sẵn sàng học hỏi. Đó là tất cả về việc học hỏi và cải thiện liên tục qua mỗi sự kiện.