5 Cách Để Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Dễ Dàng
Các công ty thường xuyên tổ chức các sự kiện nhằm để đáp ứng mục tiêu của mình, cho dù điều đó có nghĩa là cải thiện hình ảnh thương hiệu, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới, tổ chức đào tạo hay tổ chức hội nghị hoặc hội thảo.
Bằng cách tuân theo một số nguyên tắc đơn giản, bạn cũng có thể tổ chức thành công sự kiện của mình một cách chuyên nghiệp. Trong bài viết này, công ty tổ chức sự kiện META Event chúng tôi chia sẻ các đề xuất của mình để tổ chức một sự kiện đáp ứng mọi mong đợi của bạn và khách hàng.
Lập kế hoạch sự kiện là một công cụ thiết yếu để đặt được mục tiêu của một công ty sự kiện.
5 Cách Để Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Dễ Dàng
1. Mục tiêu, đối tượng mục tiêu và loại hình để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Không phải tất cả các sự kiện chuyên nghiệp đều giống nhau. Tùy thuộc vào từng mục tiêu và từng đối tượng của bạn, thì các việc thì các sự kiện chuyên nghiệpsẽ khác nhau.
a) Mục tiêu:
Tất cả các sự kiện của bạn đều phải có mục tiêu. Để xác định được điều này, bạn hãy tự đặt ra câu hỏi: tại sao tôi lại cần phải tổ chức sự kiện chuyên nghiệp này?
Dưới đây là một số mục tiêu ví dụ:
– Để ra mắt một sản phẩm hoặc dịch vụ mới
– Để tập hợp nhân viên của bạn cho một bữa tiệc của công ty
– Để tập hợp các nhóm của bạn lại với nhau thông qua một cuộc hội thảo
– Để tạo cơ hội cho mạng lưới chuyên nghiệp
– Để nâng cao hồ sơ công ty của bạn
– Để chia sẻ chuyên môn của bạn với khán giả có kinh nghiệm
– Để truyền động, tạo nên nguồn cảm hứng cho các nhân sự trong công ty
b) Đối tượng mục tiêu:
Xác định mục tiêu sẽ cho phép bạn cung cấp sự kiện của mình cho đúng đối tượng khách hàng. Sẽ thích hợp hơn nếu mời nhân viên, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn? Bạn có thể tổ chức bao nhiêu người tại sự kiện của mình?
c) Loại sự kiện:
Khi bạn đã xác định được mục tiêu và đối tượng khách hàng của mình, bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về loại hình sự kiện bạn nên tổ chức. Hình thức sự kiện của bạn phải được suy nghĩ cẩn thận để thu hút đối tượng khách hàng và tối đa hóa sự tham gia của họ.
Ví dụ:
– một sự kiện buổi tối tại một địa điểm du lịch
– một hội nghị khách hàng trong khán phòng
– một chuyến đi nhiều ngày đến một thị trấn hoặc thành phố nước ngoài
– một ngày hội thảo – tri ân khách hàng
2. Địa điểm, ngày giờ diễn ra sự kiện:
Sau khi bạn đã xác định được những đặc điểm, nét khái quát chung về sự kiện chuyên nghiệp của mình, và xem xét các chi tiết về tổ chức của sự kiện như địa điểm, ngày và giờ.
a) Địa điểm:
Khi tìm kiếm địa điểm cho sự kiện chuyên nghiệp của bạn, hãy ghi nhớ số lượng người tham gia dự kiến. Con số này sẽ xác định lượng không gian cần thiết để tổ chức sự kiện.
Sự kiện ngoài trời thường sẽ sôi động và náo nhiệt hơn những sự kiện trong nhà. Tuy nhiên hãy nhớ rằng luôn có những phương án dự phòng cho các tình huống bất đắc dĩ.
Để làm nổi bật sự kiện bạn tổ chức, hãy biến sự kiện của bạn thành một trải nghiệm độc đáo cho những người tham dự. Bạn có thể làm điều này bằng cách thuê một địa điểm khác lạ hoặc cung cấp các hoạt động đặc biệt.
b) Ngày:
Để đảm bảo rằng càng nhiều người đến tham dự sự kiện của bạn càng tốt, ngày phải được chọn một cách cẩn thận nhất. Hãy suy nghĩ về những kỳ vọng của họ dựa trên độ tuổi, hoàn cảnh gia đình hoặc hoạt động nghề nghiệp của họ.
Ngoài đối tượng mục tiêu của bạn, bạn cũng nên xem xét về thời tiết. Nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức một sự kiện ngoài trời, tất nhiên bạn nên tránh những tháng mưa và lạnh ở các khu vực địa điểm mà bạn chuẩn bị tổ chức.
c) Thời gian:
Mặc dù điều này có vẻ giống như một chi tiết đơn thuần nhưng việc lựa chọn thời gian cho sự kiện của bạn là rất quan trọng. Điều này đặc biệt đúng vì đây là một sự kiện chuyên nghiệp!
Nếu sự kiện của bạn nằm trong phạm vi nhiệm vụ và lĩnh vực của khách mời (ví dụ: một hội nghị, hội thảo chuyên ngành), không có lý do gì bạn không thể tổ chức nó vào giữa ngày. Tuy nhiên, nếu sự kiện của bạn tập trung vào các cuộc gặp gỡ thân mật và kết nối thì buổi tối sẽ thích hợp hơn.
Khách hàng của bạn chủ yếu di chuyển đến sự kiện của bạn bằng phương tiện nào? Hãy đảm bảo thời gian diễn ra sự kiện của bạn phù hợp với mạng lưới giao thông địa phương và tránh các khung giờ cấm xe di chuyển.
3. Ngân sách cho sự kiện:
Lập ngân sách và bám sát vì đó là một trong những điều kiện thiết yếu để tổ chức sự kiện. Nếu không có tiền, sẽ khó (nhưng không phải là không thể!) để tổ chức một sự kiện thành công.
Trong một cột, hãy liệt kê các phương tiện tài chính của bạn: bạn có bao nhiêu tiền để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của mình? Số tiền này đến từ đâu? Bạn có thể dễ dàng vượt quá ngân sách này hay bạn nên chi tiêu càng ít càng tốt?
Trong cột khác, hãy liệt kê các chi phí khác nhau trong chương trình của bạn (địa điểm, nhà cung cấp, dịch vụ ăn uống, v.v.) và các chi phí liên quan.
4. Nội dung sự kiện:
Bước tiếp theo là suy nghĩ và tạo nội dung sự kiện chuyên nghiệp của bạn.
Để đạt được điều này, hãy tự hỏi chính mình những câu hỏi sau: Những điểm nổi bật và hoạt động chính sẽ là gì? Du khách sẽ được chào đón như thế nào? Còn sự kết thúc của sự kiện ra sao? Tùy theo thời gian trong ngày và dựa trên chi phí đang có nên lập ra kế hoạch ăn uống như thế nào cho hợp lí? Điều gì là cần thiết ưu tiên trước khi bắt đầu một chương trình ?
Cố gắng trả lời tất cả các câu hỏi mà người tham dự có thể hỏi bạn trước khi họ nghe về chương trình sự kiện của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức tốt và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
5. Truyền thông xung quanh sự kiện:
Việc tổ chức sự kiện của bạn sẽ không thể hoàn thiện nếu không có chiến lược truyền thông tốt. Thật vậy, việc suy nghĩ trước và đầy đủ về chiến lược truyền thông của bạn sẽ cho phép bạn thu hút nhiều khách hàng hơn và xây dựng lòng tin giữa bạn và đối tác.
