Tổ chức sự kiện là thuật ngữ không còn quá xa lạ với chúng ta, hiện nay các công ty du lịch, công ty sự kiện có nhu cầu tăng cao trong việc tổ chức sự kiện nhằm mục đích riêng cho từng lĩnh vực khác nhau. Vậy trước khi tổ chức thành công một sự kiện, chúng ta cần chuẩn bị những gì để bắt đầu? Hãy cùng công ty tổ chức sự kiện META Event chúng tôi tìm hiểu về điều đó.
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM ĐỂ CHUẨN BỊ CHO MỘT SỰ KIỆN
Thứ nhất, đặt dấu chấm hỏi về mục đích tổ chức sự kiện là gì.
Bởi, chúng ta phải thực sự hiểu việc tổ chức sự kiện lần này nó mang mục đích như thế nào để từ đó lên kế hoạch công việc bổ trợ cho sự thành công cuối cùng. Thông thường, sẽ có một mục đích chính và đi kèm nhiều mục đích phụ khác, vì vậy chúng ta cần xác định một cách rõ ràng để bắt đầu cho những bước tiếp theo.
Thứ hai, việc lập kế hoạch cho sự kiện được đánh giá rất quan trọng.
Đây là khâu mở đầu nhưng được xem là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại cho sự kiện sắp tới. Trong bản kế hoạch sẽ bao gồm tất cả các nội dung từ đầu đến cuối chương trình, trong đó kể đến như:
Chủ đề sự kiện
Thời gian, địa điểm tổ chức cho phù hợp
Xây dựng kịch bản cho sự kiện, timelines chương trình
Phân công nhiệm vụ nhân sự
Thiết kế màn hình sân khấu
Lập kế hoạch truyền thông
Xây dựng phương án dự trù các trường hợp rủi ro
Lên ngân sách
Việc lập kế hoạch cũng giống như bản đồ, nó giúp chúng ta vạch ra được đường đi rõ ràng cụ thể, đánh thẳng vào các mục tiêu đã đề ra. Nó là bước đầu tiên và quan trọng nhất để bạn có thể đi từ điểm xuất phát đến điểm đích một cách hiệu quả và an toàn. Nếu bạn lên kế hoạch sai 1 bước, có thể làm ảnh hưởng đến các bước sau, gây ra sự cập rập, không đồng nhất. Từ đó, tạo ra rủi ro trong việc hoàn thành các mục tiêu chung.
Bên cạnh đó, bảng kế hoạch sẽ có thay đổi tùy theo từng doanh nghiệp khác nhau… Đây là mấu chốt quyết định tổ chức sự kiện có thành công hay không, nên các bạn phải đặc biệt dành thời gian suy nghĩ và lên ý tưởng cho bước này.
Hãy đảm bảo rằng, bảng kế hoạch sẽ được kiểm duyệt từ các lãnh đạo cấp cao của bộ phận cũng như doanh nghiệp, phải được công khai với các nhân sự để nắm rõ và triển khai một cách rành mạch, để cùng nhau thực hiện một cách hiệu quả.
Thứ ba, chuẩn bị các công tác triển khai chương trình.
Công tác triển khai chính là chúng ta bắt tay vào hành động dựa vào bảng kế hoạch, liên hệ với các nhà cung cấp, ký hợp đồng dịch vụ. Đẩy mạnh các công tác truyền thông sự kiện là điều bắt buộc có, để tăng sứt hút cho công ty cũng như bên tổ chức sự kiện, điều đó cũng thu hút sự tò mò, hứng thú của người xem, người tham dự, tạo nên bầu không khí nồng nhiệt cho sự kiện.
Nếu chúng ta làm tốt công đoạn lên kế hoạch và truyền thông, đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra thành công đến 90%. Góp phần tạo lòng tin cho khách hàng tiềm năng trong tương lai, và giữ gìn mối quan hệ tốt với khách hàng đã và đang phục vụ.
Thứ tư, việc tổng duyệt chương trình và tổ chức cuộc họp lần cuối.
Để dễ dàng chốt vấn đề với các nhân sự trước ngày tổ chức sự kiện là điều cần thiết, điều đó giúp nhân sự nắm được rõ một lần nữa những lưu ý, sự thay đổi để tránh sai sót khi sự kiện diễn ra. Việc phối hợp ăn ý giữa các cộng sự cũng là phần quan trọng giúp cho chương trình diễn ra thành công và tốt đẹp, vì thế chúng ta đừng bỏ qua bước này nhé.
META Event & Travel cung cấp tất cả các dịch vụ: Tour Team Building, Tour Hội Nghị – Hội Thảo Khách Hàng, Tour Trong Nước – Ngoài Nước, Cho thuê xe, Vé Máy Bay, Visa…
Vậy muốn sự kiện diễn ra thành công như mong đợi là điều không khó và cũng không dễ. Đội ngũ tổ chức phải thật sự dành nhiều thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch, ý tưởng để triển khai sự kiện sắp tới. Tỉ mỉ và chỉnh chủ đối với từng giai đoạn, rèn luyện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.
Nếu thật sự để tâm và chu toàn hết mình với từng giai đoạn, chắc chắn các bạn sẽ dành được quả ngọt sau khi kết thúc sự kiện. Quả ngọt ở đây không những là một sự kiện thành công, mà tiếp nối với các sự kiện tiếp theo từ cách mà các bạn định vị sự chuyên nghiệp của mình và tạo lòng tin đối với khách hàng.
Những việc cần chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra:
Tưởng chừng quá đơn giản, chỉ bao gồm các công việc như trên. Nhưng không, tổ chức sự kiện là một quá trình dài của đội ngũ nhận sự, tùy theo quy mô sự kiện đòi hỏi khối áp lực khác nhau. Nhưng chung quy lại, mỗi bước đi bao gồm tỉ việc khác nhau, yêu cầu chúng ta phải đồng nhất và hợp lực đội ngũ có khả năng điều hành, kỹ năng cần thiết của từng người, phân bổ nguồn lực phù hợp với từng vị trí để có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.
