Hành trình xuyên suốt số hóa, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo: Công việc quản lý sự kiện là công việc mơ ước của nhiều người, nhưng nó không chỉ bao gồm những điểm nổi bật của sự kiện. Từ khi lên ý tưởng cho đến khi theo dõi, người quản lý sự kiện phải trải qua một quá trình phức tạp đòi hỏi cả kỹ năng sáng tạo và tổ chức. Nhưng nghề này sẽ phát triển như thế nào trong một thế giới ngày càng được đặc trưng bởi số hóa, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo?
Tương lai của quản lý sự kiện
Chúng ta hãy nhìn vào tương lai.
Sự phát triển của quản lý sự kiện
Người quản lý sự kiện là kiến trúc sư của trải nghiệm, họ biến ý tưởng thành những sự kiện khó quên. Nhưng trong khi bản chất của nghề này vẫn còn đó thì các phương pháp và công cụ được sử dụng để thực hiện nó chắc chắn sẽ thay đổi.
Số hóa: Cuộc cách mạng trong quy hoạch và truyền thông
Số hóa đã bắt đầu chuyển đổi việc quản lý sự kiện. Từ các công cụ lập kế hoạch ảo đến chiến lược tiếp thị trên mạng xã hội, kỷ nguyên kỹ thuật số đã mở ra những chân trời mới. Trong tương lai, các nhà quản lý sự kiện sẽ ngày càng dựa vào các giải pháp phần mềm tiên tiến giúp họ tối ưu hóa toàn bộ quy trình sự kiện. Từ lập ngân sách đến lựa chọn địa điểm đến quản lý khách, nền tảng kỹ thuật số sẽ đóng vai trò trung tâm. Thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cường (AR) thậm chí có thể giúp cung cấp những bản xem trước sống động về các địa điểm, mang đến cho khách hàng trải nghiệm tương tác từ lâu trước khi sự kiện thực sự diễn ra.
Tự động hóa: tăng hiệu quả thông qua công nghệ
Tự động hóa sẽ không chỉ đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại mà còn tăng hiệu quả trong quản lý sự kiện. Ví dụ: Chatbot có thể được sử dụng để trả lời các câu hỏi thường gặp và tạo điều kiện giao tiếp với người tham gia. Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc sẽ cho phép người quản lý sự kiện tiết kiệm thời gian và tập trung vào các khía cạnh chiến lược hơn của việc lập kế hoạch sự kiện. Việc tích hợp các thiết bị Internet of Things (IoT) thậm chí có thể giúp theo dõi các sự kiện trong thời gian thực và thực hiện các điều chỉnh để đảm bảo trải nghiệm liền mạch.
Trí tuệ nhân tạo: Tương lai của cá nhân hóa
Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh các sự kiện theo nhu cầu cá nhân. Bằng cách phân tích dữ liệu từ các sự kiện trong quá khứ và tìm hiểu sở thích của người tham dự, thuật toán AI có thể đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa về nội dung, sắp xếp chỗ ngồi, thực đơn, v.v. Trợ lý kích hoạt bằng giọng nói có thể được triển khai trong sự kiện để cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn theo thời gian thực. Ngoài ra, phân tích cảm xúc có thể giúp nắm bắt tâm trạng của người tham gia và điều chỉnh trải nghiệm sự kiện cho phù hợp.
Ảnh hưởng tới nghề tổ chức sự kiện
Việc tích hợp số hóa, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo chắc chắn sẽ có tác động nhất định đến hồ sơ công việc của người quản lý sự kiện. Trên hết, nó sẽ giúp công việc của người quản lý sự kiện trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn rất nhiều. Người quản lý sự kiện trong tương lai sẽ có sẵn dữ liệu tốt hơn và sử dụng nó một cách hiệu quả để làm cho các sự kiện trở nên tốt hơn, an toàn hơn, bền vững hơn và có giá trị kinh tế hơn cho các công ty.
Thay đổi về kỹ năng và năng lực
Các nhà quản lý sự kiện sẽ ngày càng cần các kỹ năng kỹ thuật số để theo kịp sự thay đổi của công nghệ. Ngoài khả năng sáng tạo và kỹ năng tổ chức, kiến thức trong các lĩnh vực như phân tích dữ liệu, quản lý phần mềm và tương tác AI sẽ ngày càng trở nên quan trọng. Tuy nhiên, khả năng hiểu và diễn giải cảm xúc của con người sẽ tiếp tục cần thiết khi việc theo đuổi trải nghiệm cá nhân hóa trở nên quan trọng hơn.
Cách làm việc và vai trò mới
Vai trò truyền thống của người quản lý sự kiện sẽ thay đổi do tự động hóa và sự tích hợp ngày càng tăng của AI. Các vị trí mới có thể xuất hiện tập trung vào quản lý và tối ưu hóa nền tảng công nghệ, trong khi những vị trí khác có thể chuyên diễn giải phân tích dữ liệu và điều chỉnh các sự kiện theo nhu cầu cá nhân của người tham dự.
Thách thức và cơ hội
Với các công nghệ mới đi kèm với những thách thức mới. Quyền riêng tư và bảo mật đang trở thành mối quan tâm chính, đặc biệt khi dữ liệu cá nhân được sử dụng để cá nhân hóa các sự kiện. Ngoài ra, mối lo ngại về sự phụ thuộc vào công nghệ có thể nảy sinh do năng lực của con người có thể bị bỏ qua để ưu tiên các quy trình tự động hóa.
Tương lai của quản lý sự kiện chắc chắn sẽ được định hình bởi số hóa, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo. Mặc dù những phát triển này mang lại những thách thức mới nhưng chúng cũng mang đến những cơ hội to lớn cho ngành tổ chức sự kiện hiệu quả, được cá nhân hóa và hấp dẫn hơn.
Nhưng làm thế nào để chúng ta đối phó với những thay đổi trong quản lý sự kiện trong ngành khách sạn hội nghị?
Trong ngành khách sạn hội nghị cổ điển, các bộ phận tổ chức sự kiện phải đối mặt với thách thức thích ứng với các yêu cầu và khả năng thay đổi của quản lý sự kiện. Để giúp định hình sự phát triển này, họ phải đưa ra các chiến lược và công nghệ đổi mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời nâng cao hiệu quả và trải nghiệm của khách hàng. Dưới đây là một số lĩnh vực cụ thể cần tập trung vào:
Tích hợp số hóa và công nghệ
• Nền tảng kỹ thuật số để tổ chức sự kiện: Khách sạn hội nghị nên đầu tư triển khai nền tảng kỹ thuật số cho phép khách hàng lên kế hoạch sự kiện, nhận báo giá và đặt chỗ trực tuyến. Những nền tảng này phải dễ sử dụng và chứa tất cả thông tin cũng như tính năng cần thiết để giúp quá trình lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn.
• Thực tế ảo (VR) và Thực tế tăng cường (AR): Bằng cách tận dụng công nghệ VR và AR, các khách sạn hội nghị có thể cung cấp các chuyến tham quan ảo đến không gian tổ chức sự kiện của họ, mang đến cho khách hàng tiềm năng trải nghiệm phong phú và giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt.
• Thiết bị và cảm biến IoT: Việc tích hợp các thiết bị và cảm biến IoT vào không gian sự kiện cho phép khách sạn thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực để tối ưu hóa việc sử dụng không gian, cải thiện sự thoải mái cho khách và giảm chi phí.
Cá nhân hóa và lòng trung thành của khách hàng
• Phân tích dữ liệu và đề xuất do AI cung cấp: Bộ phận sự kiện nên tận dụng phân tích dữ liệu và thuật toán AI để hiểu rõ hơn hành vi và sở thích của khách hàng, đồng thời đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa cho các sự kiện, thực đơn, trang trí phòng, v.v.
• Công cụ giao tiếp tương tác: Bằng cách cung cấp các công cụ giao tiếp tương tác như chatbot và ứng dụng di động, khách sạn hội nghị có thể cải thiện dịch vụ khách hàng, giải đáp nhanh chóng các thắc mắc và hỗ trợ khách hàng trong toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện.
Đào tạo và phát triển nhân viên
• Phát triển kỹ năng kỹ thuật số: Bộ phận sự kiện cần đảm bảo rằng nhân viên của mình có kỹ năng và kiến thức kỹ thuật số cần thiết để làm việc hiệu quả với các công nghệ mới. Điều này đòi hỏi các chương trình đào tạo và giáo dục liên tục.
• Trí tuệ Cảm xúc và Chăm sóc Khách hàng: Mặc dù việc sử dụng công nghệ ngày càng tăng nhưng tầm quan trọng của sự tương tác giữa con người với nhau và dịch vụ khách hàng vẫn rất cần thiết. Nhân viên nên được đào tạo về trí tuệ cảm xúc để hiểu rõ hơn nhu cầu và mong đợi của khách hàng, đồng thời mang lại trải nghiệm vượt trội cho khách hàng.
An ninh và sự riêng tư
• Chính sách bảo mật và quyền riêng tư: Với việc sử dụng thông tin cá nhân để cá nhân hóa các sự kiện ngày càng tăng, các khách sạn hội nghị phải thực hiện các chính sách bảo mật và quyền riêng tư nghiêm ngặt để bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng và duy trì niềm tin.
• An ninh mạng: Khi các bộ phận tổ chức sự kiện tăng cường sử dụng nền tảng và công nghệ kỹ thuật số, họ cũng phải triển khai các biện pháp an ninh mạng để bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc tấn công mạng và vi phạm dữ liệu.
Bằng cách tập trung vào những khía cạnh này và chủ động đáp ứng nhu cầu thay đổi của quản lý sự kiện, các bộ phận tổ chức sự kiện trong ngành khách sạn hội nghị truyền thống có thể đạt được lợi thế cạnh tranh và thành công trong bối cảnh công nghệ và kỹ thuật số ngày càng phát triển.
Con đường đã được trải nhựa, tương lai sẽ cho thấy quá trình chuyển đổi của ngành đã thành công tốt đẹp như thế nào.
Theo: beyond.
