Việc chọn ngày có thể là một vấn đề thực sự đau đầu đối với những công ty tổ chức sự kiện, bất kể quy mô và loại sự kiện liên quan. Rất nhiều biến số – cả bên trong lẫn bên ngoài sự kiện của bạn. Chúng tôi đã theo dõi hàng ngàn sự kiện trong 10 năm vừa qua. Tại đây, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẹo để giúp bạn chọn ngày phù hợp cho sự kiện của mình. Dưới đây là một số mẹo mà công ty tổ chức sự kiện META Event chúng tôi đã tổng hợp
Nội dung
Tầm quan trọng của buổi sự kiện hoàn hảo Làm thế nào để tiến hành Một số công cụ giúp bạn Đặc thù của sự kiện ngoài trời
4 Cách chọn ngày diễn ra sự kiện của bạn
Tầm quan trọng của buổi sự kiện hoàn hảo:
Điều này có vẻ hiển nhiên nhưng việc mắc sai lầm khi chọn “sai ngày” có thể gây ra tác động tai hại đến sự kiện của bạn. Ví dụ: một sự kiện diễn ra cùng lúc với các sự kiện tương tự khác, trong cùng một thành phố, với cùng một lượng khán giả, có thể thu hút không đủ số lượng người tham gia và do đó gây ra hậu quả tiêu cực đối với dòng tiền của nó – ngay cả khi ngân sách được tạo ra một cách hoàn hảo. .
Cách tiến hành
Đầu tiên, hãy nghiên cứu đối tượng mục tiêu khách hàng của bạn và thói quen của họ. Một sự kiện muốn thu hút phải thích ứng với nhịp sống của họ và diễn ra vào cuối tuần, bắt đầu từ tối thứ Năm. Đối với các gia đình, thì chỉ nên tổ chức các sự kiện vào cuối tuần vì sẽ phù hợp với cách chọn ngày diễn ra sự kiện của bạn.
Sau đó, hãy thoải mái kiểm tra ngày tháng – mà không gặp rủi ro tài chính – nếu bạn tổ chức các sự kiện thường xuyên và vào nhiều khoảng thời gian khác nhau. Ví dụ: đối với các buổi hội thảo hoặc đêm tiệc buổi tối, bạn có thể tổ chức hai ngày khác nhau để nhầm thu hút nhiều đối tượng khác nhau và đặc biệt là để kiểm tra mức độ hấp dẫn của ngày đó. Đừng chấp nhận những rủi ro không cần thiết nếu bạn cho rằng một ngày không phù hợp, đặc biệt nếu đó là một sự kiện chỉ diễn ra trong ngày duy nhất.
Một số công cụ giúp bạn
Theo dõi các sự kiện sẽ diễn ra xung quanh bạn – ví dụ như trên Facebook. Đăng ký các trang Facebook có tin tức về các sự kiện tương tự như sự kiện của bạn. Bạn cũng có thể liên hệ với những nhà tổ chức này trên mạng xã hội để biết ngày diễn ra các sự kiện sắp tới của họ.
Nếu bạn thường xuyên tổ chức các sự kiện trong cùng một thành phố, bạn có thể chủ động tạo nhóm Facebook, Zalo với những người đang thực hiện chương trình sự kiện để tiện lợi trong việc kiểm soát tình hình về các chương trình sự kiện của bạn.
Tính đặc thù của sự kiện ngoài trời
Ngày càng có nhiều sự kiện được tổ chức ngoài trời – nó không chỉ là nhất thời: ngoài trời, buổi hòa nhạc, lễ hội, rạp chiếu phim ngoài trời… Tất cả các loại sự kiện đều có thể được tổ chức ngoài trời, để mọi người có thể tìm thấy mối liên hệ với thiên nhiên xung quanh mình.
Tuy nhiên, dù hình thức sự kiện này phổ biến nhưng không phải là không có rủi ro cho các công ty tổ chức sự kiện hay là người đứng ra tổ chức. Vì vậy hãy luôn nghĩ đến các giải pháp dự phòng:
Hoãn ngày — trước, thông báo cho khách, đồng ý với tất cả các nhà cung cấp của bạn và lên kế hoạch cho các điều kiện cho việc thay đổi ngày này. Chuẩn bị kế hoạch B – một địa điểm khác, trong nhà. Tuy nhiên, hãy cẩn thận đừng đặt cọc vì giải pháp dự phòng sẽ không khiến bạn tốn quá nhiều chi phí!
Mẹo của chúng tôi : Hãy xem Kênh thời tiết thường xuyên vì dự báo có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Nếu bạn muốn hủy hoặc hoãn sự kiện của mình, hãy đảm bảo rằng quyết định này sẽ không có tác động tiêu cực đến khách hàng của bạn và hãy đàm phàn với khách hàng của bạn về các phương án dự phòng trước khi hoãn sự kiện sang một ngày khác. Đừng hủy vào phút cuối vì điều đó có thể khiến bạn gặp rắc rối với nhà cung cấp dịch vụ, những người sẽ phải chịu các chi phí như vận chuyển, nguyên liệu thô, v.v.
Để lập kế hoạch cho một sự kiện thành công, hãy tìm hiểu thêm về các bài viết của META Event & Travel chúng tôi, chúng tôi luôn chia sẻ các giải pháp và, các kỹ năng cần thiết trước khi bạn bắt đầu bước chân vào công việc tổ chức sự kiện.
